Voorraadfeeds van leveranciers automatisch in je shop

Veel shops verkopen meer dan ze zelf op voorraad hebben. Een deel van het assortiment ligt bij de leverancier, en wordt pas besteld als een klant het koopt. Dat werkt alleen als je shop weet wat de leverancier op voorraad heeft. Anders staat een product online als uitverkocht terwijl het gewoon leverbaar is, of andersom.

Online uitverkocht, bij de leverancier op voorraad

Chilly verkoopt lingerie en badmode in de winkel in Hilversum en via webshops in Nederland en België. Elk model heeft veel maten per kleur, en een groot deel van het assortiment ligt bij de leverancier. Die voorraad werd met de hand bijgehouden. Dat kostte tijd, leverde fouten op en hield het assortiment online kleiner dan nodig.

Elke leverancier levert anders aan

Het lastige aan voorraadfeeds is niet het inlezen zelf. Het lastige is dat elke leverancier het op zijn eigen manier doet. Bij Chilly zijn dat er nu drie, met samen meer dan een miljoen producten:

• een leverancier met een API, die we zelf uitvragen;
• een leverancier die een CSV-bestand aanlevert, dat het team uploadt;
• een leverancier die de voorraad per mail stuurt, naar een apart mailadres dat automatisch wordt uitgelezen.

Je kunt de leverancier niet dwingen om het anders te doen. Dus moet je shop met alle drie overweg kunnen.

Je bepaalt niet hoe een leverancier aanlevert. Wel wat je shop ermee doet.

Eén suite voor alle feeds

We bouwden voor Chilly een eigen voorraadsuite in Magento. Die leest de feeds van alle leveranciers in, wat de route ook is, en koppelt elke regel op EAN aan het juiste product in de shop. In de admin ziet het team per leverancier wanneer de laatste run was en of die gelukt is. Per run staat erbij hoeveel regels er zijn ingelezen, bijgewerkt of overgeslagen, en welke EAN’s niet aan een product gekoppeld konden worden. Orders lopen ondertussen automatisch door naar het WMS.

Een nieuwe leverancier toevoegen is daardoor een uitbreiding van de suite, geen nieuwe koppeling. Alleen de manier van aanleveren en de indeling van het bestand zijn nieuw. De rest bestaat al.

Waar je op moet letten

Wie voorraadfeeds automatiseert, loopt vaak tegen dezelfde vragen aan:

• Kloppen de EAN-codes? Een ontbrekende of verkeerde EAN betekent een product dat niet wordt bijgewerkt. Begin met een controle op je productdata.
• Wat als een product niet in de feed staat? Is het dan uitverkocht, of ontbreekt het per ongeluk? Spreek per leverancier af wat het betekent.
• Wat als de feed niet komt? Een feed die een dag niet binnenkomt, geeft geen foutmelding. Zorg dat iemand een melding krijgt als er niets gebeurt.
• Hoe groot is de feed? Bij een miljoen regels telt de snelheid van het inlezen. Verwerk alleen wat veranderd is, en niet elke keer de hele catalogus.

Wat je hieruit meeneemt

1. Accepteer dat elke leverancier anders aanlevert, en bouw één suite die met alle routes overweg kan.
2. Koppel op een vaste sleutel zoals EAN, en controleer die data voordat je begint.
3. Maak elke run zichtbaar voor het team, en meld het als een feed niet binnenkomt.